El planteamiento esencial de los archivos abiertos es permitir el acceso a los materiales en la web por medio de repositorios que, interoperando unos con otros, permitan el intercambio de metadatos, su almacenamiento y publicación. Surgió de la comunidad de e-print (ediciones preliminares electrónicas), la necesidad de una solución de interoperabilidad de bajo nivel para el acceso entre repositorios heterogéneos dio lugar a la creación de la Open Archives Initiative (OAI). Como se dice en la misión de la OAI "La Open Archives Initiative desarrolla y promueve normas de interoperabilidad que tienen por objeto facilitar la difusión eficaz de los contenidos."
Muchas comunidades se están empezando a beneficiar, o potencialmente podrían beneficiarse, de la estrategia de archivos abiertos. Internet y la gran cantidad de documentos en formato digital han ensanchado el número de usuarios potenciales de muchos repositorios de información. Los documentos pueden ser más accesibles y además utilizados con distintos objetivos de los que motivaron inicialmente la creación de los repositorios. Por otra parte, la posibilidad de acceder a múltiples repositorios permite la construcción de nuevos tipos de servicios que puedan atender mejor las necesidades de los usuarios. Un estímulo adicional es la posibilidad de reducción de costes, inherente a los nuevos modelos en el proceso de comunicación académica que se apoyan en esta estrategia.
El Protocolo OAI para la Recolección de Metadatos (OAI-PMH), define un mecanismo para la recolección de registros que contienen los metadatos de los repositorios. El OAI-PMH ofrece a los Proveedores de Datos una opción técnica sencilla para poner sus metadatos a disposición de servicios basados en los estándares abiertos HTTP (Hypertext Transport Protocol) y XML (Extensible Markup Language). Los metadatos que son recolectados pueden estar en cualquier formato establecido por una comunidad (o por cualquier conjunto específico de Proveedores de Datos y Proveedores de Servicios), con independencia de que hayan establecido el Dublin Core no cualificado para proporcionar un nivel básico de interoperabilidad. Por lo tanto, los metadatos de distintas fuentes pueden ser reunidos en una base de datos, y se pueden ofrecer servicios sobre la base de esta recolección centralizada, o "agregación" de datos. El vínculo entre estos metadatos y el contenido no está definido por el protocolo OAI. Es importante darse cuenta de que OAI-PMH no proporciona una búsqueda a través de estos datos, simplemente permite reunir los datos en un sitio. Para ofrecer un servicio, el método de la recolección debe combinarse con otros mecanismos.
El uso del protocolo es muy prometedor dentro de la estrategia de los archivos abiertos. El beneficio más conocido es servir de sustento de un nuevo modelo de comunicación académica. Tal vez los objetivos más sencillos de alcanzar son: hacer aflorar a la superficie "los recursos ocultos" y la interoperabilidad a bajo coste. Aunque el OAI-PMH es técnicamente muy simple, la construcción coherente de servicios que satisfagan las necesidades de los usuarios sigue siendo compleja. El protocolo OAI-PMH podría convertirse en parte de la infraestructura de la Web, tanto como el protocolo HTTP lo es ahora, si gracias a la combinación de su relativa sencillez y el éxito demostrado en los primeros servicios implementados, condujese a una aceptación amplia en las instituciones de investigación, editores, e "instituciones de la memoria".
Gran parte de los sistemas de difusión de patrimonio cultural del Ministerio de Cultura, publican sus recursos bajo el protocolo OAI-PMH, de forma que su información puede ser recolectada a través de sistemas compatibles con este protocolo:
CCBIP . Catálogo Colectivo de Bibliotecas Públicas.
CCPB . Catálogo Colectivo del Patrimonio Bibliográfico.